Majątek Trwały

Moduł Majątek Trwały w systemie AdAS to zaawansowane narzędzie umożliwiające zarządzanie całością procesów związanych z ewidencją majątku trwałego gminy. Moduł wspiera zadania od przyjęcia aktywów, przez ich eksploatację, aż po likwidację, zapewniając pełną kontrolę nad ewidencją oraz procesami amortyzacyjnymi zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi i księgowymi.
Moduł MT mimo że jest elementem AdAS nie wymaga do swej pracy uruchamiania żadnego z pozostałych składników systemu oferując bez ograniczeń, pełen zakres swoich właściwości.

Ewidencja majątku w wyspecjalizowanych kartotekach:

Środki Trwałe, Wartości Niematerialne i Prawne, ewidencja Ilosciowo-Wartościowa, Pozabilansowa, Wyposażenie niskiej wartości, Dobra kultury, Zbiory biblioteczne, Długoterminowe aktywa finansowe, Środki w budowie.

Automatyczne obliczenia amortyzacji:

Moduł automatycznie oblicza amortyzację środków trwałych zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, eliminując potrzebę ręcznego przeliczania i zwiększając precyzję danych.

Wprowadzanie danych przez skanowanie:

Możliwość skanowania dokumentów i etykiet majątkowych za pomocą kodów kreskowych redukuje czas potrzebny na ręczne wprowadzanie informacji oraz minimalizuje ryzyko błędów.

Wspólna baza danych:

Wszystkie informacje o majątku trwałym są gromadzone w jednym systemie, co ułatwia dostęp, przeglądanie i zarządzanie danymi w sposób zorganizowany.

Łatwy dostęp do historii i dokumentacji majątku:

Użytkownicy mogą szybko uzyskać dostęp do historii poszczególnych aktywów, włącznie z dokumentami zakupu, fakturami, protokołami przekazania oraz historią napraw i modyfikacji.

Generowanie raportów na żądanie:

Moduł pozwala na szybkie generowanie różnorodnych raportów majątkowych, co jest kluczowe podczas audytów, kontroli i planowania budżetowego.

Dostosowywanie wydruków:

Raporty i dokumenty można dostosowywać do specyficznych wymagań urzędu, co zapewnia elastyczność w dostarczaniu informacji zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym odbiorcom.

Wsparcie dla inwentaryzacji cyfrowej:

Moduł wspiera procesy inwentaryzacyjne przez integrację z urządzeniami mobilnymi, co pozwala na szybkie i dokładne przeprowadzenie inwentaryzacji bez konieczności manualnego przepisywania danych.

Automatyczne aktualizacje stanów majątkowych:

Po zakończeniu inwentaryzacji, wszelkie różnice są automatycznie aktualizowane w systemie, co zapewnia aktualność danych i ułatwia zarządzanie majątkiem.

Pełna kontrola transakcji:

Każda operacja na majątku jest rejestrowana z detalami transakcji, co zwiększa przejrzystość i umożliwia efektywne śledzenie i audytowanie aktywów.

Lepsza kontrola nad procesami:

Umożliwia urzędom monitorowanie i kontrolowanie procesów związanych z majątkiem trwałym, co przekłada się na wyższą efektywność i zgodność z normami prawnymi.

Automatyzacja procesów:

Moduł automatyzuje wiele zadań związanych z zarządzaniem aktywami, takich jak rejestracja nowych nabytków, obliczanie amortyzacji, czy zarządzanie likwidacją i zbyciem aktywów. Powyższe redukuje potrzebę manualnej pracy, przyspiesza przetwarzanie danych i minimalizuje ryzyko błędów.

Szybsze zamknięcie okresu:

Uproszczenie i automatyzacja obliczeń amortyzacji oraz łatwość w dostępie do aktualnych danych pozwalają na szybsze i bardziej efektywne zamknięcie miesięcznych, kwartalnych i rocznych okresów.

Dokładna wiedza o stanie majątku:

Wdrożenie modułu „Majątek trwały” daje urzędom pełniejszy i ciągły dostęp do aktualnych danych na temat stanu i wartości aktywów, co umożliwia lepsze ich wykorzystanie i zarządzanie.

Optymalizacja kosztów:

Lepsze śledzenie stanu majątku i jego amortyzacji pozwala na efektywniejsze planowanie budżetowe oraz może przyczynić się do zmniejszenia niepotrzebnych wydatków na nieefektywne lub niepotrzebne zasoby.

Przestrzeganie przepisów:

Moduł zapewnia, że wszystkie operacje majątkowe są realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi i księgowymi, minimalizując ryzyko naruszeń regulacji.

Łatwość w audytach:

Utrzymywanie dokładnej i łatwo dostępnej dokumentacji majątkowej ułatwia przeprowadzanie audytów zewnętrznych oraz wewnętrznych, co jest kluczowe dla zachowania przejrzystości i odpowiedzialności.

Centralizacja danych:

Przechowywanie wszystkich informacji o majątku trwałym w jednym, bezpiecznym systemie zmniejsza ryzyko utraty danych i ułatwia zarządzanie bezpieczeństwem.

Kontrola dostępu:

Moduł umożliwia precyzyjne zarządzanie prawami dostępu, co zapewnia, że tylko upoważnieni użytkownicy mają dostęp do wrażliwych informacji majątkowych.

Śledzenie zmian w majątku:

Wszystkie transakcje związane z majątkiem trwałym są dokładnie rejestrowane, co zapewnia pełną historię każdego składnika majątku oraz ułatwia identyfikację i rozwiązywanie ewentualnych problemów.

Raportowanie i analiza:

Moduł oferuje zaawansowane narzędzia do generowania raportów i analiz, które pomagają w ocenie efektywności zarządzania majątkiem oraz w podejmowaniu opartych na danych decyzji strategicznych.

Łatwy w użyciu interfejs:

Moduł „Majątek trwały” posiada przyjazny dla użytkownika interfejs, który upraszcza nawigację i zarządzanie danymi majątkowymi, nawet dla osób mniej zaznajomionych z systemami IT.

Personalizacja interfejsu:

Użytkownicy mogą dostosować layout i funkcje systemu do własnych preferencji i potrzeb, co zwiększa komfort pracy.

Automatyzacja rutynowych zadań:

Moduł automatyzuje wiele powtarzalnych operacji, takich jak wprowadzanie danych, obliczanie amortyzacji, czy generowanie raportów, co oszczędza czas użytkowników i pozwala im skupić się na bardziej strategicznych aspektach pracy.

Szybki dostęp do informacji:

Dzięki centralizacji danych oraz możliwości edycji i wykorzystania przez operatora słownika cech majątku na etapie wprowadzania danych, użytkownicy mogą szybko odnaleźć (korzystając z tychże słowników cech) potrzebne informacje o każdym składniku majątku, co znacznie przyspiesza procesy decyzyjne i operacyjne.

Redukcja błędów manualnych:

Automatyzacja wprowadzania i przetwarzania danych, wsparcie edytowalnymi słownikami cech podstawowych, minimalizuje ryzyko błędów manualnych, które mogą wystąpić przy ręcznym wprowadzaniu dużych ilości danych. Mowa tu o słownikach KŚT, miejsc użytkowania, wydziałów, osób odpowiedzialnych, cech uzupełniających.

Aktualność i spójność danych:

System zapewnia aktualizację i synchronizację danych w czasie rzeczywistym, co gwarantuje ich spójność i niezawodność.

Analizy i raporty:

Moduł oferuje zaawansowane funkcje generowania analiz i raportów, które pomagają użytkownikom w ocenie wydajności majątku, planowaniu jego utrzymania oraz prognozowaniu przyszłych inwestycji. Począwszy od syntetycznych i analitycznych wg KŚT, poprzez wydruki ewidencji i kart po zestawienia sprawozdawcze np. SG-01. Zakres wszystkich wydruków jest, w bardzo poważnej mierze, określany na etapie wstępnym, przez użytkownika, zgodnie z jego potrzebami.

Integracja modułów a redukcja kosztów ewidencji

Integracja z modułem Opłaty i Gospodarka Nieruchomościami pozwala na przekazywanie karty środka trwałego, co pozwala uniknąć dublowania danych w powiązanych modułach a co za tym idzie zmniejszyć koszty pracy związanej z ewidencją majątku. 

Synchronizacja danych nieruchomości między systemami

Wszystkie dane dotyczące nieruchomości, takie jak wartości, powierzchnia, lokalizacja, status prawny, są synchronizowane między modułem „Majątek trwały” a modułem OGN.

Mobilna inwentaryzacja z wykorzystaniem kodów kreskowych i QR

Użytkowanie aplikacji mobilnej do skanowania kodów kreskowych lub QR kodów na majątku trwałym pozwala na szybką i dokładną inwentaryzację, eliminując potrzebę manualnego wprowadzania danych i znacznie skracając czas potrzebny na jej przeprowadzenie.

Eliminacja błędów dzięki automatycznej aktualizacji danych

Mobilna inwentaryzacja minimalizuje ryzyko błędów i nieścisłości, które mogą wynikać z ręcznego przepisywania danych. Zeskanowane informacje są natychmiast przesyłane i aktualizowane w systemie.

Inwentaryzacja w dowolnym miejscu i czasie

Aplikacja mobilna pozwala pracownikom na przeprowadzenie inwentaryzacji w dowolnym miejscu i czasie, nawet w trudno dostępnych lokalizacjach, co jest szczególnie przydatne w przypadku dużych obiektów lub rozległych terenów.

Automatyzacja operacji masowych w zarządzaniu majątkiem

Automatyzacja operacji masowych dotyczących wielu elementów majątku w tym samym czasie i zakresie tzn. zmiana wydział lub miejsca użytkowania, zmiana osoby odpowiedzialnej, zmiana PKD lub KŚT.

Ewidencja i kontrola procesu użyczania majątku

Moduł umożliwia ewidencję i kontrolę procesu użyczania majątku.

Uproszczenie ewidencji w finansowo–księgowym module

Moduł oferuje mechanizmy znacząco wpływające na uproszczenie procedur ewidencji MT w FK co redukuje czas potrzebny na ręczne wprowadzanie danych i minimalizuje ryzyko błędów.