Ewidencja i kontrola wydatków

Moduł do obsługi wszczęć, zaangażowań i umów służy do ewidencji dokumentów związanych z wydatkami i jest przeznaczony dla kierowników referatów lub wydziałów a także dla osób odpowiedzialnych za realizację budżetu w zakresie wydatków.
Program umożliwia rejestrację:

• wszczęć   
• zaangażowań   
• umów   
• faktur

Moduł współpracuje z innymi modułami pakietu ADAS, a w szczególności z Modułem Księgowości Finansowo-Budżetowej. Aby można wykorzystać w pełni możliwości tego modułu wymagane jest aby w module Księgowości Finansowo-Budżetowej plany budżetowe i dekretacja wydatków odbywała się z uwzględnieniem referatów (wydziałów).
Moduł udostępnia każdemu dysponentowi jego plan i wykonanie wg zaksięgowanych dokumentów przez moduł Księgowości Finansowo-Budżetowej oraz stan zaangażowania środków wg wprowadzonych umów lub dokumentów zaangażowań. Z drugiej strony moduł Księgowości Finansowo-Budżetowej automatycznie dekretuje stan zaangażowania wynikający z dokumentów zarejestrowanych w module do obsługi wszczęć, zaangażowań i umów a także zarejestrowane faktury związane z tymi umowami.

Moduł do obsługi wszczęć, zaangażowań i umów umożliwia użytkownikowi ewidencjonować i kontrolować wszystkie dokumenty związane z wydatkami dla których jest dysponentem. W szczególności można wyróżnić użytkownika ( na przykład, burmistrz, skarbnik), który ma wgląd na wszystkie wydatki.

W szczególności moduł obsługi wszczęć, zaangażowań i umów umożliwia:

A. w zakresie umów:

• Ewidencję wszczęć i umów oraz zaangażowania i ich danych: data i numer umowy, nazwa kontrahenta – podmiotu, z którym jest zawarta umowa, przewidywana wartość, określenie zadań budżetowych, który dotyczą, przewidywany termin wykonania umowy, termin wykonania umowy, wydział i osoba odpowiedzialna ze strony Urzędu, kategoria umowy, krótki opis, tryb zamówienia publicznego, numer protokołu.      
• Wprowadzanie umowy, jej klasyfikacji budżetowej i harmonogramu realizacji.       
• Wprowadzanie etapów i aneksów do umowy.       
• Przeglądanie listy umów, wszczęć i zaangażowania      
• Wprowadzanie dokumentu realizacji umowy.       
• Przeglądanie wprowadzonych dokumentów.       
• Zestawienia umów, łączny wymiar wszczęć zamówień publicznych, zaangażowań i umów na etapie realizacji       
• Raporty kontroli wykonania budżetu.

B. w zakresie zaangażowania:

• Przy wprowadzania dowodu zaangażowania moduł kontroluje przekroczenia planu w danej klasyfikacji budżetowej 
        
• Moduł umożliwia wprowadzanie aneksów do dowodów zaangażowania tj. zmian:
  – klasyfikacji budżetowej umowy
  – kwoty umowy/wniosku
  – harmonogramu umowy, w tym umów wieloletnich
  – osoby odpowiedzialnej
  – opis umowy
         
• Przy wprowadzaniu dowodu zaangażowania moduł kontroluje, aby kwota harmonogramu była zgodna z kwotą ogólną umowy. W przypadku, gdy umowa dotyczy kilku klasyfikacji lub jest umową wieloletnią, sprawdzane jest czy zaangażowanie umowy( w klasyfikacjach lub latach przyszłych) jest zgodne z globalną kwotą umowy
         
• W module umożliwiono przeglądanie listy zaangażowanych umów wg: nr zaangażowania, klasyfikacji budżetowej, kontrahenta, kwoty umowy, nr umowy
         
• Możliwe jest wygenerowanie zastawienia/wydruku umów na konkretny dzień lub w konkretnej klasyfikacji budżetowej zawierającego:
  – zaangażowanie umowy
  – dotychczasowe wykorzystanie
  – ile środków w ramach umowy pozostało do wykorzystania 
        
• Przy wprowadzaniu wydatku i wiązaniu go z dowodem zaangażowania, automatycznie podpowiadana jest klasyfikacja budżetowa wynikająca z umowy, na jaką kwotę umowa jest zaangażowana, ile środków już wykorzystano i ile pozostało do wykorzystania-kontrola przekroczeń w ramach umowy
         
• Moduł umożliwia przeglądanie wprowadzonych dokumentów np. : wg klasyfikacji budżetowej, w stosunku do konkretnej umowy a także wygenerowanie zestawienia budżetu z podziałem na klasyfikację wg:
  – Planu budżetu
  – Zaangażowania
  – Ile środków pozostało do wykorzystania w ramach zaangażowanych dowodów
  – Ile środków pozostało do wykorzystania w ramach budżetu