Ewidencja i kontrola wydatków

Moduł Ewidencja i Kontrola Wydatków w systemie AdAS umożliwia kontrolę, monitorowanie oraz zarządzanie bieżącymi wydatkami w organizacji na poziomie każdego dysponenta. Dzięki temu możliwe jest prowadzenie szczegółowych rejestrów aktywnych umów i wniosków, obejmujących zarówno rok bieżący, jak i wieloletnie zobowiązania angażujące środki finansowe. Moduł Ewidencja i kontrola wydatków zapewnia dostęp do aktualnych danych na temat stanu finansów poszczególnych dysponentów oraz całej organizacji. To wspiera podejmowanie trafnych decyzji finansowych. Rozliczanie umów i wniosków w module Ewidencja i kontrola wydatków odbywa się z wykorzystaniem dokumentów takich jak faktury, rachunki, noty oraz inne pisma, powiązane ze stroną czynną. Ponadto Ewidencja i kontrola wydatków umożliwia rezerwowanie środków na planowane wydatki poprzez wszczęcia. Integracja z innymi modułami pozwala na automatyzację przesyłania danych i usprawnia procesy ich przetwarzania.

Rejestracja umów i wniosków:

Tworzymy i zarządzamy umowami oraz wnioskami angażującymi środki. Dokumentujemy pełną historię zmian i aneksów.

Kontrola angażowanych środków do planu:

Bieżąca kontrola dysponentów nie dopuszcza do przekroczenia zaangażowania środków w stosunku do aktualnego planu budżetowanego. Dzięki temu gwarantuje przestrzeganie limitów finansowych.

Integracja z modułem finansowym :

System automatycznie przesyła i tworzy dokumenty z zaangażowaniem do modułu księgowości FKB. Umożliwia to bieżące raportowanie stanów finansowych wydatków. Dzięki temu proces staje się bardziej efektywny i aktualny.

Rezerwacja środków na wydatki (wszczęcia) :

Dysponenci efektywnie planują wydatki, precyzyjnie rezerwując środki finansowe na konkretne cele i zadania. Zapewnia to kontrolę oraz optymalne wykorzystanie zasobów budżetowych w organizacji.

Wprowadzanie faktur rozliczających umowy i wnioski i faktur bez umowy automatycznie angażujących środki :

Bieżąca kontrola realizacji umów i wniosków przez dysponentów oraz automatyczna weryfikacja zgodności faktur z zaangażowanymi kwotami.

Generowanie raportów i analiz:

System tworzy szczegółowe raporty dotyczące umów, wydatków oraz realizacji budżetu. Generuje je zarówno na poziomie poszczególnych dysponentów, jak i całej organizacji. Raporty uwzględniają różne poziomy klasyfikacji budżetowej, wspierając strategiczne planowanie.

Optymalizacja budżetowania:

Moduł oferuje kompleksowe narzędzia do optymalizacji budżetowania, które poprawiają zarządzanie finansami organizacji. System nieustannie kontroluje i analizuje wydatki każdego dysponenta względem planowanego budżetu. Dzięki temu skutecznie monitoruje realizację planów finansowych, co pozytywnie wpływa na całą strukturę organizacyjną.

Zwiększenie transparentności:

Moduł zapewnia wysoką transparentność działań finansowych poprzez centralną ewidencję umów i zaangażowanych środków. Umożliwia dostęp do aktualnych danych poszczególnych dysponentów, co zwiększa przejrzystość i jawność procesów finansowych. Szybki dostęp do rzetelnych informacji usprawnia podejmowanie decyzji i pozwala błyskawicznie reagować na zmieniające się warunki oraz potrzeby organizacji.

Usprawnienie procesów decyzyjnych:

System zapewnia szybki i łatwy dostęp do aktualnych oraz precyzyjnych danych finansowych. Użytkownicy mogą dzięki temu podejmować decyzje znacznie szybciej i skuteczniej. Moduł umożliwia monitorowanie stanu umów, zaangażowania środków oraz realizacji budżetu na różnych poziomach organizacyjnych, co pozwala szybko reagować na zmieniające się warunki i potrzeby finansowe.

Zgodność z przepisami finansowymi

Moduł wspiera zgodność z przepisami finansowymi, zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi, co jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania jednostek. System automatyzuje procesy ewidencji, emitując dokumenty zaangażowania w module EFKA oraz jednocześnie wprowadzając faktury do rejestru. Dzięki temu eliminuje wielokrotne wprowadzanie danych w różnych modułach, minimalizuje ryzyko błędów i pozwala efektywniej wykorzystać czas pracy użytkowników.

Automatyzacja procesów związanych z ewidencją

Przez emisję i generowanie dokumentów zaangażowania w module księgowym EFKA oraz jednoczesne wprowadzanie faktur rozliczających do rejestru faktur, proces pracy jest znacząco przyspieszany. Eliminacja konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych danych w różnych modułach minimalizuje ryzyko błędów.

Porządek w słownikach i w bazie danych:

System dodatkowo utrzymuje porządek w słownikach i bazie danych dzięki wykorzystaniu dzienników z systemem ADAS, takich jak słowniki klasyfikacji oraz zadania kontrahentów. W ten sposób minimalizuje powielanie zapisów oraz błędy. Jednocześnie system zapewnia spójność danych podczas ich wymiany między modułami, co z kolei wzmacnia integralność oraz jakość informacji wykorzystywanych w organizacji.

Efektywność zarządzania finansami:

System zarządza wszystkimi zobowiązaniami w jednym miejscu. Dzięki temu eliminuje rozproszone systemy i zwiększa efektywność pracy.

Ścisła kontrola budżetu

Alerty budżetowe 

System automatycznie ostrzega o przekroczeniu budżetu i blokuje zapisanie nadmiarowych kwot oraz faktur przekraczających ustalone limity.

Aktualne dane

Użytkownik ma dostęp do bieżących informacji o stanie umów i wydatków, wspólnej bazy kontrahentów oraz zewnętrznych rejestrów (np. GUS, CEIDG).

Dokładność raportów

Użytkownik uzyskuje dostęp do bieżących informacji o stanie umów i wydatków oraz do wspólnej bazy kontrahentów. Ponadto system integruje się z zewnętrznymi rejestrami, takimi jak GUS i CEIDG.

Filtrowanie i sortowanie:

Widoki umów, wniosków i faktur zawierają narzędzia do filtrowania, sortowania oraz ustawiania kolumn, dzięki czemu ułatwiają dostęp do danych.

Integracja danych

Moduł współpracuje z innymi systemami, co umożliwia sprawną wymianę informacji między działami. Dzięki temu eliminuje potrzebę ręcznego informowania o stanie wydatków.

Wsparcie audytów i kontroli

System wspiera audyty wewnętrzne oraz zewnętrzne dzięki precyzyjnej dokumentacji oraz łatwemu dostępowi do archiwum transakcji. W ten sposób zapewnia zgodność z przepisami.

Prognozowanie budżetowe:

Moduł umożliwia tworzenie prognoz budżetowych na podstawie historycznych danych. W ten sposób wspiera efektywne planowanie finansowe oraz podejmowanie decyzji dotyczących alokacji zasobów w organizacji.

Automatyczne dekretowanie:

Automatycznie przypisuje wydatki do odpowiednich kont księgowych na podstawie predefiniowanych reguł. Dzięki temu zmniejsza obciążenie pracy księgowości, przyspiesza i usprawnia procesy księgowe oraz minimalizuje ryzyko błędów.

Kontrola dostępu na poziomie funkcji:

Moduł oferuje możliwość precyzyjnego definiowania uprawnień dla różnych użytkowników. Dzięki temu dostosowuje dostęp do systemu zgodnie z potrzebami i rolą każdego użytkownika w organizacji. Zapewnia to odpowiedni poziom bezpieczeństwa i kontroli nad danymi.

Raporty na żądanie:

System umożliwia tworzenie i generowanie własnych raportów. Dzięki temu dostarcza kluczowe informacje potrzebne do podejmowania decyzji w istotnych momentach.