Integracja systemu AdAS z KSeF
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia fundamenty przetwarzania dokumentów kosztowych w jednostkach samorządu terytorialnego. Kluczem do efektywności jest jednak nie sam KSeF, ale jego ścisła integracja z wewnętrznymi systemami do zarządzania finansami i obiegiem dokumentów. System AdAS pozwala na pełną automatyzację i kontrolę tego procesu.
Oto jak w praktyce wygląda obieg faktury KSeF z wykorzystaniem systemu AdAS:
1. Faktura trafia na portal KSeF 2.0
Proces rozpoczyna się poza jednostką. Każda faktura przychodząca, wystawiona przez kontrahenta, trafia obligatoryjnie na centralną platformę Ministerstwa Finansów, czyli portal KSeF 2.0.
2. Podgląd faktur w systemie AdAS
Pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie faktur w jednostce pobiera je z KSeF za pomocą modułu Ewidencja i Kontrola Wydatków (dalej system AdAS). Dzięki integracji, system ten zapewnia bezpośredni podgląd wszystkich faktur ustrukturyzowanych, które zostały wystawione na Urząd i oczekują na platformie KSeF.
3. Pobranie i rejestracja
Po pobraniu faktury rejestruje dokument bezpośrednio w systemie obiegu dokumentów (DOKUS). Ten krok nie jest obligatoryjny.
4. Przekazanie do dekretacji merytorycznej
Po zarejestrowaniu, pracownik nadal działając w systemie AdAS, przekazuje fakturę elektronicznie do odpowiedniego Wydziału merytorycznego, który jest odpowiedzialny za dany wydatek.
5. Weryfikacja merytoryczna w Wydziale
Dokument trafia do pracownika Wydziału. Na tym etapie w systemie AdAS następuje kluczowa weryfikacja merytoryczna: pracownik przypisuje fakturę do konkretnej, zarejestrowanej wcześniej umowy lub rejestruje ją jako wydatek niepowiązany z umową. Opisuje dokument wraz ze wskazaniem źródła finansowania.
6. Wieloetapowa akceptacja
Po weryfikacji, faktura rozpoczyna w systemie AdAS ścieżkę akceptacji. Dokument przechodzi elektronicznie przez kolejne szczeble (np. Kierownika Wydziału, Księgowość, Skarbnika). W trakcie tego procesu kompletowane są wszystkie elementy składowe opisu księgowego.
Po zakończeniu ścieżki, przeprocedowana faktura w systemie AdAS posiada kompletny, gotowy do wydruku opis (dekret), zawierający klasyfikację, wskazane źródła finansowania oraz zestaw elektronicznych podpisów osób akceptujących.
7. Generowanie pliku przelewu
W pełni zaakceptowany i opisany dokument stanowi podstawę do realizacji płatności. System AdAS automatycznie generuje plik przelewu na podstawie zatwierdzonych danych. Plik ten jest gotowy do zaimportowania w systemie bankowym Urzędu i wykonania płatności.
