Księgowość Finansowo-Budżetowa (FK)

System Finansowo-Księgowy  przeznaczony  jest  do obsługi zadań związanych z pełną księgowością danej jednostki samorządowej (Gminy, Powiatu i innych). Moduł „Finansowo-Księgowy” (FK) jest kluczowym komponentem systemu AdAS, który zarządza wszystkimi operacjami finansowymi i księgowymi w organizacji. 

Program spełnia wszystkie normy prawne zapisane w ustawie o rachunkowości, w szczególności te jej zapisy, które dotyczą komputerowych technik prowadzenia ksiąg rachunkowych. Umożliwia prowadzenie pełnej księgowości, zarządzanie budżetem, realizację płatności i obsługę zobowiązań, a także generowanie niezbędnych sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi standardami i przepisami. Moduł FK automatyzuje proces księgowania różnorodnych dokumentów, takich jak faktury, rachunki bankowe, płatności i otrzymane należności uchwały i sprawozdania. Automatyzacja obejmuje również przetwarzanie transakcji cyklicznych i powtarzalnych.

Budżetowanie:

Moduł pozwala na tworzenie i zarządzanie budżetem w formie klasycznej lub tzw. zadaniowej. Użytkownik może planować wydatki i dochody, definiować zadania oraz śledzić realizację budżetu na bieżąco. System umożliwia kontrolę nad wykorzystaniem środków budżetowych alertując o przekroczeniach, pozwalając na szybką reakcję w przypadku nieprzewidzianych zmian. 

Wiązanie dokumentu rozrachunku z zapłatą:

Dzięki takiej funkcjonalności użytkownik może na bieżąco śledzić stan (status) rozliczeń z danym kontrahentem w danym okresie, na dany dzień, z szczegółowością do każdej operacji finansowej. Ponadto istniej możliwość wygenerowania w systemie wydruków pokazujących stan rozrachunków danego kontrahenta nierozliczonych, nierozliczonych, wymagalnych rozliczonych.

Automatyczne księgowanie dokumentów:

Moduł FK automatyzuje proces księgowania różnorodnych dokumentów, takich jak faktury, rachunki bankowe, płatności otrzymane należności, uchwały, sprawozdania, przeksięgowania. Automatyzacja obejmuje również przetwarzanie transakcji cyklicznych i powtarzalnych.

Obsługa różnych rodzajów dokumentów:

Moduł umożliwia obsługę szerokiego zakresu dokumentów księgowych, w tym faktur zakupu i sprzedaży, wyciągów bankowych, umów, i innych związanych z operacjami finansowymi. Wprowadzane dekrety dokumentów mogą być z szczegółowością do klasyfikacji budżetowej, wydziału, zadania

Generowanie sprawozdań finansowych:

Moduł automatycznie na podstawie zdefiniowanych konfiguracji generuje niezbędne sprawozdania finansowe RB w układzie miesięcznym, kwartalnym i rocznym, z możliwością ich agregacji, a także sprawozdania roczne, takie jak bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w fundusz, oraz inne wymagane raporty. Istnieje także możliwość eksportu sprawozdań i bilansów do zewnętrznych systemów wykorzystując ustandaryzowane formaty plików.

Generowanie paczki przelewów:

Moduł umożliwia generowanie paczki przelewów na podstawie wprowadzonych dokumentów zobowiązań w z wybranym terminem płatności w zdefiniowanym standardzie akceptowalnym przez bank.

Kontrola dostępu:

System umożliwia definiowanie różnych poziomów dostępu do danych, zarówno na poziomie jednostki jak i funkcjonalnie w ramach danej jednostki. Pozwala to na dostosowanie uprawnień dla różnych rodzajów użytkowników co zwiększa kontrolę nad wrażliwymi informacjami finansowymi.

Lepsza kontrola budżetu:

Moduł FK umożliwia dokładne śledzenie wykonania budżetu i analizę odchyleń, co pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne problemy i optymalizację wydatków.

Szybki dostęp do informacji:

Moduł FK zapewnia łatwy dostęp do aktualnych i historycznych danych finansowych, co pozwala użytkownikom na szybkie uzyskiwanie potrzebnych informacji bez konieczności przeglądania stosów papierów czy wielu niepowiązanych systemów.

Zgodność z przepisami:

Systematyczne aktualizacje modułu w odpowiedzi na zmiany w przepisach prawnych i standardach księgowych zapewniają, że działania finansowe urzędu są zawsze zgodne z obowiązującymi wymogami.

Bezpieczne przechowywanie danych:

Moduł FK stosuje zaawansowane technologie zabezpieczające dane finansowe oraz ich automatyczne wykonywania kopi, co minimalizuje ryzyko utraty danych oraz nieautoryzowanego dostępu.

Automatyzacja procesów:

Wprowadzenie modułu FK pozwala na automatyzację wielu procesów księgowych i finansowych, takich jak księgowanie transakcji, generowanie sprawozdań i bilansów, generowanie raportów i zarządzanie płatnościami. Dzięki temu personel może skupić się na bardziej strategicznych aspektach pracy, co znacząco zwiększa wydajność urzędu.

Przygotowanie do audytów:

Dokładne i łatwo dostępne rejestry finansowe oraz sprawozdania ułatwiają proces kontroli przez Regionalne Izby Obrachunkowe, co jest kluczowe dla transparentności i odpowiedzialności urzędu.

Dostęp do danych w czasie rzeczywistym:

Moduł FK oferuje dostęp do aktualnych danych finansowych w ujęciu różnych jednostek , co pozwala kierownictwu na podejmowanie szybkich i dobrze informowanych decyzji w zakresie zarządzania finansami organizacji i całego samorządu.

Analizy i raporty:

Zaawansowane narzędzia analityczne i raportujące umożliwiają głęboką analizę wydatków, dochodów i innych kluczowych wskaźników finansowych, umożliwiają także ich zapis do różnych formatów wspierając tym samy strategiczne planowanie i ocenę efektywności.

Przygotowanie do audytów:

Dokładne i łatwo dostępne rejestry finansowe oraz sprawozdania ułatwiają proces kontroli przez Regionalne Izby Obrachunkowe, co jest kluczowe dla transparentności i odpowiedzialności urzędu.

Automatyzacja rutynowych zadań:

Dzięki automatyzacji procesów takich jak księgowanie dokumentów księgowanie uchwał, generowanie i księgowanie sprawozdań, wysyłki sprawozdań i uchwał do Bestii, przeksięgowania, tworzenie bilansu otwarcia, generowanie paczki przelewów, bieżąca kontrole chronologii wprowadzonych dokumentów, użytkownicy mogą zaoszczędzić czas oraz zrezygnować z dotychczas czasochłonnego wprowadzania danych.

Redukcja błędów ludzkich:

Automatyzacja i kontrola procesów w module FK takich jak wprowadzanie danych, przygotowanie sprawozdań finansowych znacząco ograniczają ryzyko błędów, które mogą wynikać z ręcznego przetwarzania danych.

Zarządzanie sprawozdaniami całego samorządu:

Po przez możliwość wczytania wszystkich sprawozdań jednostek podległych użytkownika obsługujący jednostkę organu samorządu może je w szybki sposób agregować, narastająco księgować i wysyłać do Bestii

Wiązanie operacji zapisanych na rozrachunkach:

Dzięki możliwości wskazywania zaksięgowanego dokumentu na koncie rozrachunkowym, jest możliwość przepisania wszystkich danych niezbędnych do zaksięgowania zapłaty co redukuje czas wprowadzania i eliminuje możliwość pomyłki.

Analiza finansowa:

Dostępne narzędzia analityczne w postaci generowanych zestawień planu i realizacji za dowolny okres i zakres kont, kartoteki konta, dzienników, ksiąg pomocniczych, zestawieniu rozrachunków, planu i realizacji, wydruku uchwał, zmian w uchwałach i innych, pozwalają na głęboką analizę danych finansowych, umożliwiając identyfikację trendów, ocenę efektywności oraz planowanie przyszłych działań.

Generowanie pism i druczków:

Dzięki funkcjonalności generowania potwierdzeń sald, not odsetkowych i wezwań do zapłaty użytkownik uniezależnia się od konieczności korzystania z zewnętrznych edytorów, a poprzez integracje modułu z obiegiem dokumentów może zautomatyzować proces zakładania i procedowania spraw w obiegu kancelaryjnym z stroną.

Narzędzia filtrowania wyszukiwania sortowania:

Zawansowanie opcje wyszukiwania danych w widokach lub poprzez wydruki umożliwiają szybki dostęp do szczegółowych zapisów księgowych, a np. poprzez ustawienie parametrów odpowiadającym kontu bankowego bieżąca kontrolę podczas księgowania wyciągu.

Wgląd w pożyczki zakładowe i potrącenia:

Pracownicy mają możliwość przeglądania informacji o swoich pożyczkach zakładowych, ratach spłat oraz potrąceniach okresowych, takich jak ubezpieczenia grupowe czy potrącenia komornicze. Mogą śledzić stan swoich zobowiązań oraz historię wpłat.

Bezpieczeństwo danych:

System epracownik zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych poprzez zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu. Pracownicy mogą być pewni, że ich dane osobowe są chronione przed nieautoryzowanym dostępem i są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi

Możliwość pobrania danych teleadresowych bezpośrednio z portali GUS i Ewidencji Działalności Gospodarczej jednoznacznie zapisuje dane kontrahentów, co umożliwia utrzymanie porządku w bazie.
przepisami prawa.

Elastyczna konfiguracja :

Możliwość różnorakiej konfiguracji modułu: w układzie bez klasyfikacji budżetowej, z klasyfikacją, z zadaniami, w podziale na wydziały możliwość wprowadzania różnej maski kont, wielu dzienników,  rodzajów dokumentów powoduję że moduł może funkcjonować w różnego rodzaju jednostkach samorządowych i administracji rządowej a także w innych wraz z modułem administracyjnym jak niezależny od innych modułów.

Zarządzanie budżetem w czasie rzeczywistym:

Integracja modułu FK z modułem Budżet pozwala na bieżące monitorowanie wykonania budżetu w wariancie klasycznym i zadaniowym, co umożliwia szybką reakcję na ewentualne odchylenia od planu. .

Centralizacja danych finansowych:

Integracja FK z księgowością podatkową, ewidencją faktur, ewidencją wydatków, kasą, płacami majątkiem trwałym, pozwala na bieżące monitorowanie wykonania budżetu, a także sprawdzać zgodność zarejestrowanych operacji z założeniami budżetowymi i dostosowywać na bieżąco plany finansowe. urlopy wypoczynkowe, chorobowe i inne nieobecności.

Dzięki tej integracji, wszelkie dokumenty finansowe są łatwo dostępne dla upoważnionych użytkowników, co ułatwia zarządzanie dokumentacją

Kompleksowe zarządzanie wydatkami:

Moduł FK może automatycznie zaciągać dane o wydatkach z modułu Ewidencji i Kontroli Wydatków, co umożliwia szczegółową kontrolę nad bieżącym zaangażowaniem i optymalizację kosztów.

Automatyczne księgowanie faktur:

Faktury przychodzące i wychodzące mogą być automatycznie księgowane w module FK, co zapewnia aktualność danych i skrócenie czasu przetwarzania transakcji.

Kompleksowe zarządzanie wydatkami:

Moduł FK może automatycznie zaciągać dane o wydatkach z modułu Ewidencji i Kontroli Wydatków, co umożliwia szczegółową kontrolę nad bieżącym zaangażowaniem i optymalizację kosztów.

Automatyczne księgowanie faktur:

Moduł FK może automatycznie zaciągać dane o wydatkach z modułu Ewidencji i Kontroli Wydatków, co umożliwia szczegółową kontrolę nad bieżącym zaangażowaniem i optymalizację kosztów.Moduł FK, zintegrowany z systemem eJORG, umożliwia automatyzację związanych ze zbieraniem sprawozdań finansowych z jednostek samorządowych.

Automatyczne księgowanie płac:

Moduł FK może automatycznie zaciągać dane o wydatkach z modułu Ewidencji i Kontroli Wydatków, co umożliwia szczegółową kontrolę nad bieżącym zaangażowaniem i optymalizację kosztów.Moduł FK, zintegrowany z systemem eJORG, umożliwia automatyzację związanych ze zbieraniem sprawozdań finansowych z jednostek samorządowych.

Bezpośrednie księgowanie transakcji majątkowych:

Wszystkie operacje związane z aktywami trwałymi, takie jak zakupy, amortyzacja, czy likwidacja, są automatycznie księgowane w module FK. Eliminuje to potrzebę ręcznego wprowadzania tych operacji, zwiększając efektywność i minimalizując ryzyko błędów.

Integracja z systemem Besti@:

Za pomocą funkcjonalności eksportu sprawozdań i uchwał w postaci pliku xml do systemu Besti@, w znaczący sposób skraca się proces przygotowania danych na potrzeby sprawozdawcze RIO.