Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia fundamenty przetwarzania dokumentów kosztowych w jednostkach samorządu terytorialnego. Kluczem do efektywności jest jednak nie sam KSeF, ale jego ścisła integracja z wewnętrznymi systemami do zarządzania finansami i obiegiem dokumentów. System AdAS pozwala na pełną automatyzację i kontrolę tego procesu.

Oto jak w praktyce wygląda obieg faktury KSeF z wykorzystaniem systemu AdAS:

1. Faktura trafia na portal KSeF 2.0
Proces rozpoczyna się poza jednostką. Każda faktura przychodząca, wystawiona przez kontrahenta, trafia obligatoryjnie na centralną platformę Ministerstwa Finansów, czyli portal KSeF 2.0.

2. Podgląd faktur w systemie AdAS
Pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie faktur w jednostce pobiera je z KSeF za pomocą modułu Ewidencja i Kontrola Wydatków (dalej system AdAS). Dzięki integracji, system ten zapewnia bezpośredni podgląd wszystkich faktur ustrukturyzowanych, które zostały wystawione na Urząd i oczekują na platformie KSeF.

3. Pobranie i rejestracja
Po pobraniu faktury rejestruje dokument bezpośrednio w systemie obiegu dokumentów (DOKUS). Ten krok nie jest obligatoryjny.

4. Przekazanie do dekretacji merytorycznej   
Po zarejestrowaniu, pracownik nadal działając w systemie AdAS, przekazuje fakturę elektronicznie do odpowiedniego Wydziału merytorycznego, który jest odpowiedzialny za dany wydatek.

5. Weryfikacja merytoryczna w Wydziale
Dokument trafia do pracownika Wydziału. Na tym etapie w systemie AdAS następuje kluczowa weryfikacja merytoryczna: pracownik przypisuje fakturę do konkretnej, zarejestrowanej wcześniej umowy lub rejestruje ją jako wydatek niepowiązany z umową. Opisuje dokument wraz ze wskazaniem źródła finansowania.

6. Wieloetapowa akceptacja 
Po weryfikacji, faktura rozpoczyna w systemie AdAS ścieżkę akceptacji. Dokument przechodzi elektronicznie przez kolejne szczeble (np. Kierownika Wydziału, Księgowość, Skarbnika). W trakcie tego procesu kompletowane są wszystkie elementy składowe opisu księgowego.

Po zakończeniu ścieżki, przeprocedowana faktura w systemie AdAS posiada kompletny, gotowy do wydruku opis (dekret), zawierający klasyfikację, wskazane źródła finansowania oraz zestaw elektronicznych podpisów osób akceptujących.

7. Generowanie pliku przelewu
W pełni zaakceptowany i opisany dokument stanowi podstawę do realizacji płatności. System AdAS automatycznie generuje plik przelewu na podstawie zatwierdzonych danych. Plik ten jest gotowy do zaimportowania w systemie bankowym Urzędu i wykonania płatności.

System e-Doręczeń rewolucjonizuje komunikację na linii urząd-obywatel, zastępując tradycyjne listy polecone. Aby ten proces był w pełni zautomatyzowany i monitorowany, kluczowa jest integracja z systemami dziedzinowymi, takimi jak AdAS oraz wewnętrznym Elektronicznym Systemem Obiegu Dokumentów.

Proces wysyłki dokumentu do adresata przy użyciu tej integracji wygląda następująco:

1. Przygotowanie dokumentu w systemie AdAS
Proces rozpoczyna się w modułach merytorycznych systemu AdAS. Pracownik merytoryczny wykonuje działania związane z daną sprawą, przygotowując finalny dokument do wysyłki (np. decyzję podatkową w module Podatki, zawiadomienie w module Odpady czy pismo w module Karty Kontowe).

2. Automatyczna weryfikacja adresata
W momencie inicjowania wysyłki, system AdAS automatycznie weryfikuje, czy adresat dokumentu (mieszkaniec lub podatnik) posiada aktywną publiczną skrzynkę e-Doręczeń.

3. Pobranie adresu e-Doręczeń
Jeśli weryfikacja w kroku 2 jest pozytywna (adresat posiada skrzynkę), system AdAS łączy się z platformą e-Doręczeń i pobiera publiczny adres doręczeniowy adresata, dołączając go do przygotowanej przesyłki.

4. Przekazanie do obiegu dokumentów
 Gotowy dokument wraz z pobranym adresem e-Doręczeń jest następnie przesyłany z systemu AdAS do wewnętrznego Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów, który zarządza dalszym procesem wysyłki.

5. Wysłanie dokumentu na skrzynkę adresata
Działając jako centralny punkt wysyłkowy, system ESOD przesyła dokument bezpośrednio na skrzynkę e-Doręczeń adresata. W tym momencie pismo oficjalnie opuszcza urząd.

6. Odbiór dokumentu przez Mieszkańca/Podatnika
Adresat loguje się do swojej osobistej skrzynki e-Doręczeń i odbiera (otwiera) dokument wysłany przez urząd.

7. Pobranie potwierdzenia doręczenia
W momencie odebrania pisma przez adresata, platforma e-Doręczeń automatycznie generuje dowód doręczenia . System AsAS, monitorując status przesyłki, automatycznie pobiera to potwierdzenie. W ten sposób system AdAS zamyka obieg sprawy, posiadając pełne elektroniczne potwierdzenie skutecznego doręczenia pisma.

System AdAS jest zintegrowany z wieloma systemami obiegu dokumentów. Lista została dołączona do infografiki. Jeśli chcą Państwo dokonać integracji z innym obiegiem prosimy o kontakt.