Jest to moduł przeznaczony do obsługi wszelkich spraw i pism składanych przez interesantów w urzędzie. Działa zgodnie z instrukcją kancelaryjną (Dz. Ustaw nr 112 z 31.XII.1999). Może wspomóc urząd w organizacji pracy zgodnej z normami ISO 9***.

Pozwala na wyeliminowanie dokumentów papierowych tam, gdzie jest to możliwe. Obsługuje korespondencję nadchodzącą za pośrednictwem Inter- netu, w nieodległej perspektywie także korespondencję z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

Zapewnia łatwy wgląd w tok załatwiania sprawy. Alarmuje urzędnika i/lub jego zwierzchnika o sprawach pilnych (zbliża się termin załatwienia sprawy) i o zaległościach.

Jest możliwe skanowanie oryginalnych pism nadchodzących do urzędu i gromadzenie ich w zasobach pamięci masowych komputerów.

Aktualnie moduł jest uzupełniany o opcje:
- zarządzanie korespondencją wychodzącą,
- obsługa Biura Rady

Sprawy i pisma wykorzystują słowniki:

	Jednolity rzeczowy wykaz akt
	dostarczamy go razem z oprogramowa-niem, ale Użytkownik może go rozbudowywać
	Rodzaje tekstów
	z modułem dostarczamy edytor, przeglądarkę do pli-ków w formacie JPG (np. skanów). Jeśli jednak urząd już używa jakiegoś edytora (lub kilku edytorów), akceptujemy ten stan rzeczy. Do tego słownika należy wprowadzić listę edytorów używanych w urzędzie
	Wydziały
	tutaj wprowadzamy strukturę organizacyjną urzędu to jest wydziały, referaty, biura, samodzielne stanowiska, itp.. Dla każdego wydziału należy zdefiniować procedury, czyli rodzaje spraw, dla każdej procedury definiuje się szablony dokumentów, jakie powstają dla spraw tego rodzaju. Ułatwi to późniejszą pracę, gdyż mając szablon wystarczy uzupełnić go o treści specyficzne dla konkretnej sprawy
	Okólniki
	są tu między innymi zarządzenia władzy samorządowej
	Prawa dostępu
	ten słownik określa uprawnienia poszczególnych Użytkowników modułu

Zgłoszenia.
Gdy interesant przychodzi do urzędu, gdy listonosz przynosi korespondencję, gdy otrzymujemy list elektroniczny, urzędnik przyjmuje i rejestruje zgłoszenie. Jeszcze nie wiadomo, czy sprawa będzie miała dalszy tok - osoba przyjmująca zgłoszenie może nie być władna do podjęcia takiej decyzji. Może zdażyć się, iż przychodzi list polecony zaadresowany imiennie na pracownika, osoba przyjmująca może nie mieć prawa do jego otwarcia. Po zarejestrowaniu zgłoszenia urzędnik,który tego dokonał jest zobowiązany do przekazania zgłoszenia osobie kompetentnej w celu dekretacji. Dopiero ta osoba decyduje, czy zgłoszenie zamieni się w sprawę, czy też zostanie odło- żone ad acta. Z zarejestrowanych zgłoszeń powstaje dziennik korespondencji zgodny z instrukcją kancelaryjną.

Sprawy.
Gdy interesant przychodzi ze swą sprawą bezpośrednio do wydziału właściwego merytorycznie, urzędnik może od razu założyć sprawę (o ile ma takie uprawnienia). Jeśli zaś ktoś inny przyjął zgłoszenie (biuro podawcze, biuro obsługi interesantów, sekretariat), to urzędnik komórki właściwej merytorycznie otwiera sprawę na podstawie zgłoszenia. Może też odebrać zgłoszenie bez otwierania sprawy - to wtedy, gdy decyzja o dalszych losach zgłoszenia zapadnie później.

Podczas załatwiania sprawy wszystkie emitowane dokumenty powinny powstawać wewnątrz modułu Sprawy i pisma. Podobnie wszelkie zapytania, prośby o opinie czy dodatkowe informacje, notatki, kierowane do innych komórek organizacyjnych urzędu albo poza urząd.
Pozwoli to na łatwy wgląd w historię całej sprawy.

Po przypisaniu sprawy do właściwej procedury, zgodnie z tą procedurą ustalany jest termin załatwienia sprawy oraz tryb postępowania. Pracownik, któremu przydzielono tą sprawę jest automatycznie ostrzegany o zbliżaniu się terminu załatwienia sprawy. Jest także informowany o sprawach, którym już minął termin ich załatwienia.

Po załatwieniu sprawy (wydaniu decyzji) można odnotować kiedy decyżję dostarczono interesantowi, można też przyjąć odwołanie i/lub wznowić sprawę.

Historia sprawy.
Wszystkie zdarzenia związane z zamkniętą sprawą/zgłoszeniem są zawsze dostępne. Można je przeglądać, ale nie można ich zmieniać. Wszelkie załączniki do sprawy, notatki, każda dekretacja - wszystko jest odnotowane. Można sprawdzić co działo się ze sprawą na każdym etapie jej załatwiania. Każdy dokument można obejrzeć bądź wydrukować.

Dodatkowe funkcje programu.
Każdy wydruk, jaki powstaje w programie można dostosować do potrzeb konkretnego urzędu, można w nim zmienić w zasadzie wszystko i może tego dokonać Użytkownik.
Moduł Admin umożliwia tworzenie i aktualizację wykazu Użytkowników oraz definiowanie uprawnień.
Moduł Poczta Elektroniczna pozwala na definiowanie parametrów poczty elektronicznej - o ile urząd chce tą drogą przyjmować zgłoszenia.